Cómo afecta el registro horario en las empresas

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Desde el 12 de mayo de 2019, las empresas están obligadas a realizar un registro horario de la jornada laboral, es decir: registrar el inicio y la finalización de la jornada laboral de sus empleados con el fin de luchar contra dos de los elementos que precarizan las relaciones laborales: la explotación laboral y las horas extras no declaradas. La medida recogida en el Real Decreto-Ley 8/2019, de 8 de marzo, facilita asimismo a los inspectores de Trabajo y Seguridad Social controlar si realmente los horarios de los trabajadores se ajustan a la ley y lo pactado en los convenios sobre la materia.

Las empresas han tenido un plazo de dos meses para adaptarse a la norma tras su publicación en el BOE. Aquellas que no hayan implementado aún sistemas de registro horario serán sancionadas con multas que van de los 626 a los 6.250 euros, dependiendo de la calificación del grado infractor, mínimo, medio o máximo. El importe del castigo dependerá, además, del tamaño de la compañía o su facturación. Si en el momento de la inspección de Trabajo y Seguridad Social no han integrado los mecanismos, pero se encuentran en el proceso de puesta en marcha, se les dará un margen de actuación. Sin embargo, las empresas que no hayan hecho nada, serán multadas automáticamente.

El Real Decreto-Ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo modifica el artículo 34 del Estatuto de Trabajadores con la incorporación del apartado 9. De manera complementaria, se ha reformado el texto de la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), para tipificar como infracciones en el Orden Social las derivadas de incumplimientos relativos al registro de jornada.

Para ayudar a las empresas en la implementación de mecanismos de control horario, el Ministerio de Trabajo. Migraciones y Seguridad Social ha publicado una guía donde trata de responder a todas las dudas que pueden tener sobre la materia. Desde IG Asesores también podemos asistir en el proceso.

Registro obligatorio

La norma es de obligado cumplimiento para todas las empresas, independientemente de su tamaño, facturación o sector de actividad. Y se aplica a la totalidad de trabajadores, al margen de su categoría o grupo profesional.

El sistema elegido para realizar el registro debe reflejar el horario exacto de inicio de la jornada de trabajo y su finalización de todos los empleados, tanto de los que desarrollen su labor en el centro de trabajo, como de los “móviles, comerciales, temporales, trabajadores a distancia o cualesquiera otras situaciones en las que la prestación laboral no se desenvuelve, total o parcialmente”, en la sede de la empresa, tal y como explica el Ministerio de Trabajo en su manual. En este documente, se recomienda, además, reflejar las “pausas diarias obligatorias legal o convencionalmente previstas, o voluntarias”. El decreto, por su parte, especifica que la inscripción se hará sin perjuicio de la flexibilidad horaria establecida por ley.

No se ha establecido una modalidad predeterminada para la anotación diaria de la jornada, si no que llama a la autorregulación mediante la negociación colectiva o el acuerdo de empresa. El empresario también puede establecer unilateralmente sistemas propios, aunque debe someterlos a la consulta de los representantes legales de los empleados. “De no existir representación legal de los trabajadores ni previsión en convenio o acuerdo colectivo, la organización y documentación del registro corresponderá al empresario, que deberá cumplir necesariamente con los requisitos y objetivos previstos en la norma”, señala la ‘Guía sobre el registro de jornada’.

El control puede llevarse a cabo en soporte papel, empleando tarjetas para fichar en la puerta, tornos de acceso… Los sistemas telemáticos ofrecen innovadoras herramientas incorporar a ordenadores o aplicaciones móviles. No importa la modalidad utilizada, sin embargo, todas deben, obligatoriamente, “proporcionar información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, ya sea por el empresario o por el propio trabajador”. Para ello, la información de la jornada debe documentarse en algún tipo de instrumento escrito o digital, o sistemas mixtos, en su caso, que garanticen la trazabilidad y rastreo fidedigno e invariable de la jornada diaria una vez de registrada”, establece la guía del Ministerio de Trabajo.

Si el procedimiento empleado requiere el acceso a dispositivos digitales o el uso de sistemas de videovigilancia o geolocalización, se deben respetar los derechos de los trabajadores a la intimidad previstos en el Estatuto de los Trabajadores.
Con respecto al registro de las horas extraordinarias, el Real Decreto indica que, a efectos de su cómputo, la jornada de cada trabajador se anotará día a día y se totalizará en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al empleado en el recibo correspondiente. El control diario de jornada y el de horas extraordinarias son imperativos independientes, pero compatibles.

Conservación de los registros

Las empresas están obligadas a conservar los registros durante cuatro años y tenerlos en todo momento a disposición de los empleados, sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. No tienen que suministrar los datos por defecto, si no que los grupos citados deben solicitarlos.

Para garantizar el acceso a los controles, estos necesitan permanecer físicamente en el centro de trabajo, o ser accesibles desde el mismo de forma inmediata. De este modo, “se evita la posibilidad de la creación posterior, manipulación o alteración de los registros”, señala la guía.

La norma considera válido cualquier medio de conservación, siempre que se garantice su preservación y la fiabilidad e invariabilidad a posteriori de su contenido, ya se trate de soporte físico o cualquier otro que asegure idénticas garantías.

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