Documentación necesaria para una auditoría interna

Buena parte del éxito de una empresa depende de la correcta gestión del negocio. Una ayuda para lograrlo es contar con un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), bien documentado y comunicado al personal. Un método que debe ser auditado periódicamente para garantizar su eficacia.

Así lo recoge la ISO 9001, norma de sistemas de SGC redactada por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO por sus siglas en inglés). La mayor parte de las autorías que se realizan en el mundo implementan esta norma; ¿la razón? Porque pone el foco en la satisfacción del cliente y no en los procedimientos. ¿Y se puede aplicar en organizaciones de cualquier tamaño? Sí, porque se adapta a sus requerimientos.

Algunas compañías cuentan con departamentos propios para llevar a cabo sus auditorías internas, aunque deben operar de manera independiente para realizar su valoración de manera objetiva. Y también se puede contratar a un auditor externo. En IG Asesores contamos con un servicio de auditoría que puede ayudar a cumplir con este trámite.

Documentar los sistemas de gestión

Las auditorías internas miden los procesos de gestión de riesgos, control y dirección de una empresa, con el fin de detectar fallos e introducir las mejoras necesarias que garanticen la calidad de los productos o servicios que prestan a sus clientes.

La ISO 9001 hace hincapié en la importancia de documentar el sistema de gestión de calidad, para instruir de manera eficaz a sus directivos y empleados en la forma en la que han de desarrollar sus tareas.

La reglamentación no establece un compendio estándar de documentos a elaborar. El número y la extensión de los procedimientos, instrucciones, normas y demás documentación debe adaptarse al funcionamiento y las necesidades específicas de la empresa. De manera que, si se incorporan cambios en alguno de los procedimientos empleados, la documentación debe ser actualizada; ¿su fin? Mantener la calidad del sistema de gestión.

Estos escritos son la base sobre la que trabajan los auditores. La realización de auditorías internas de forma periódica facilita la obtención de la certificación final que avala que el sistema de gestión de calidad cumple con los requisitos establecidos por ISO 9001. Se obtiene en una auditoría externa, de tercera parte, realizada por organizaciones externas independientes avaladas por la Entidad Nacional de Acreditación (ENAC).

¿Recomendación? Planificar con antelación las fechas de las auditorías internas, el procedimiento a seguir y la documentación a presentar, la cual variará dependiendo del tipo de empresa de la que se trate. Estas medidas ayudarán a disponer del tiempo suficiente para la consecución de los resultados finales.

Durante la realización del examen se toma nota de todos aquellos aspectos que no cumplen con los criterios que se establecen en la norma ISO 9001 y se trasladan, en un informe, tanto al área auditada como a todo el departamento y la dirección de la empresa, para que estudien medidas correctoras.

Posteriormente, su implementación debe ser supervisada para cerciorarse de que se obtienen los resultados esperados y mejoren los sistemas de gestión. Igualmente, se aconseja mantener un registro que recoja las materias evaluadas y las valoraciones obtenidas en los distintos procesos auditores.

Estructura de una documentación

La documentación de un SGC debe comprender los siguientes escritos:

- Manual de calidad. En él se deja constancia de la política de calidad y organización de la empresa, además de una presentación de las actividades y procedimientos que desarrolla.

- Procedimientos. En este apartado se explica el funcionamiento de cada actividad: quiénes la llevan a cabo, cómo se ejecutan, con qué instrumentos...

- Instrucciones de trabajo. Presenta una descripción detallada de cada actividad o tarea que se realiza en la empresa.

- Documentación técnica. Se recogen los aspectos técnicos de los servicios y procesos. También su verificación y ensayos.

- Registros. Compilación de todos los documentos que contengan los datos resultantes de realizar las distintas actividades.

En el apartado administrativo, una auditoría permite conocer en profundidad la situación financiera de una empresa con respecto al uso de los recursos, controlar posibles pérdidas o despilfarros. Para que el auditor pueda llevar a cabo su trabajo de manera efectiva es importante que la empresa tenga la administración al día y que haya supervisado toda la información antes de entregarla.

La persona responsable de realizar auditoría reclamará, entre otra información:

- El balance de sumas y saldos a nivel de cuentas contables, a la fecha de cierre del ejercicio o del cierre intermedio.

- Cuentas Anuales a la fecha del cierre contable del ejercicio.

- Las liquidaciones de impuestos presentados durante el ejercicio: impuesto de sociedades, liquidación de IVA y de retenciones.

- Los libros de actas de la empresa.

Durante el transcurso de su trabajo, el auditor puede pedir un mayor detalle de algunas cuentas.

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